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资产管理系统在政府的应用 |
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一、 概述 |
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随着国家向现代化的不断发展，电子政务已经成为我们国家政府机构现代化的必然趋势。在政府的内部管理方面，由于政府拥有庞大的资产群，例如建筑物、活动场地、办公设施、运输工具等。对于这些资产，每年需要花相当的费用对他们进行维护（这里的维护包括保养、维修、更新改造、检查等），维护费用的开支在政府机构的开支中有相当的比重。因此如何计划、控制使用、统计这些费用将是电子政务的其中一个重要内容。政府机构管理将面临如下重要的课题：
1. 政府需要随时明确属于政府的资产的数量、使用方式和价值状态。
2.
政府需要向上级政府和人民代表大会说明其上年度的维护费用的使用情况和下一个年度财政支出中的
资产维护费用的预算，并证明其有能力和手段将这些维护费用控制在预算的范围。来说明维护费用的
合理性。
3. 政府需要向上级领导和人大应当提供数量化的证据说明其所使用的维护费用没有浪费的现象。
4. 政府的经费使用情况需要经受公开质询。
如何做到上述要求呢？在先进的国家如美国，政府部门全部建立了资产维护管理系统CMMS或EAM，这样的计算机应用系统极好地满足了政府的资产管理的需要。中国作为一个蓬勃发展发展的国家，政府的管理水平必须快速跟进发达国际的发展，而采用先进的经验正是最好的方式。
本文介绍的Micromain XM系统是美国著名的资产维护管理软件，在美国的州政府有非常成功的应用，具有500多个政府机构使用这套系统。伟诚科技有限公司全部引进了这一软件并进行了全部的本地化工作，使这一先进的软件可以为中国的用户发挥重要的作用。这个软件已经在电力、通信、航空、制造业有了成功的应用。取得了良好的应用效果。伟诚科技有限公司将以其雄厚的技术实力，确保软件在政府资产管理中的成功应用。
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二、 资产的使用流程
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资产如果是建筑物，则从建成开始进入维护阶段。设备资产或交通工具类资产，则在购买完成之日开始进入维护阶段。如图：
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可见资产的维护过程就是资产的使用寿命的整个过程。资产在使用的过程中必须要适当的维护，才能保证资产的实用价值发挥到最大。这里的维护指针对于资产进行的检查、保养、维修、改造等针对已经投入使用的资产进行的，需要投入人力和费用来进行的保证资产处于能够正常使用状态的活动。
对于资产的维护管理是相当复杂的事情，如果维护不当，资产就可能因此而过早地结束了使用寿命，如果维护过当，则可能造成资金的浪费。因此、实行科学化、策略化的维护管理，使资产维护的核心内容。
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三、 维护费用的管理
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资产一旦投入使用，则必然发生维护费用。通常维护费用的使用过程如下：
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在过去粗放的管理状况之下，维护费用的管理市政府管理工作中的薄弱环节，表现在如下几个方面：
1.
费用的计划没有数据化的根据。由于没有对过去阶段的维护费用进行科学的分析，因此只能凭前一个
阶段的经验来计划下一个年度的费用预算，无法判断前一个阶段的经验是否正确合理。
2.
费用使用的过程没有详细的纪录。目前的管理基本上是一种发现问题就维护，对于维护什么、如何维
护、使用了多少人力资源、备品备件、工具，以及维护的结果都不作记录。管理较好的情况也只对维
护过程中明确的费用，比如购买备件的费用进行纪录。
3.
没有手段对费用的使用进行数据化的分析。由于维护过程中的详细情况并不作详细的纪录，因此财务
不能给出当年维护费用的准确数值、更不可能给出详细的分析报表。
现代的维护管理要求进行策略化的维护管理，必须做到如下几点：
1. 记录每一次维护活动的原因；
2. 记录每一次维护活动使用的工时；
3. 记录每一次维护活动使用的资源；
4. 记录每一次维护活动的费用；
5. 记录每一次维护活动由谁负责。
6. 记录每一次维护活动造成的停运时间。
7．纪录其他希望了解的内容。
现代管理理论强调的重点是采用数据化的统计分析来支持计划和改进策划。最重要的是有详细的统计数据，让我们可以通过分析来发现维护活动各因素之间的内在关系，从而采取最佳的策划和投入来保证用合理的费用维持资产的使用寿命。
第二个维护管理的重要内容是维护经验的积累，应当建立资产的历史档案，记录资产曾经发生过的故障现象和处理方法，这样当有类似的问题发生的时候，可以快速地找到解决问题的方法，节省费用。
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四、 MicroMain XM资产维护管理系统的功能
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MicroMain XM资产维护管理系统一般包括如下几个部分的功能：
1．
资产管理：资产数据库，动态资产台帐管理。管理资产相关的历史、维护、搬迁、技术和文档信息。
资产之间的相关关系也反映在数据库中。
2． 备件库存和采购管理：优化库存，减少资金的占用，优化采购的过程。当备件库存数量
3．
资源管理：将资产维护的各种资源（包括维护人员、维护商、供应商、维护费用、维护工具、备件
等）统一管理，充分利用，合理计费。减少资源的浪费和不合理使用。
4．
维护工作管理：将所有的维护工作以标准的书面格式进行管理和流转，保证工作指令的信息的完整、
准确和快速处理。
5．
报表及分析：提供各种费用、工作量、故障统计分析报表，为政府的领导和主管提供第一手资料，
供决策参考。也可以供监督机构检查维护费用的使用情况。报表的数量不限。
资产维护管理得功能细节非常多，这里不加以详述，而且可以在应用过程中不断增强其功能。
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五、 运用MicroMain XM资产维护管理系统的好处
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运用资产维护管理系统，可以给政府的资产管理带来诸多好处，关键的好处是：
1．
规范化政府的资产维护管理运作。通过计算机辅助的管理系统，使资产的管理规范化、流程化、一
致性好。一旦使用Micromain
XM系统，将使政府的资产有一个长期的、不受人的变化影响的管理模式，并
得到不断的改进。
2． 资产的动态情况得到真实的反映。MicroMain
XM将记录资产从采购安装后到报废其间的所有维修、搬迁、
更改历史，同时可以记录资产的技术资料。这样使得政府部门可以随时非常明确属于政府的所有资
产的当前状态。这是没有资产管理系统的时候无法办到的。也是先进的政府管理应当做到的。
3． 精确计算资产维护的成本。MicroMain
XM将精确计算每次的资产维护工作的相关费用，包括使用的人力费
用、备件费用和其他费用，为主管领导和监督机构提供精确的费用数据，以便进行准确的分析和监
督。
4． 提高政府管理的阳光操作水平。使用Micromain
XM，政府的管理人员可以向领导和监督机构清楚说明过去
的一个阶段的资产维护费用的使用情况，各种详细的指标，依据。这一点如果没有资产维护管理系
统是做不到的。
5． 据国外权威的机构的统计，使用资产维护管理系统将使维护的费用减少15%到20%。可见其巨大的经
济效益。
6． 管理与国际接轨。中国加入了WTO，政府的管理一定要与国际接轨，而资产维护管理系统是通行的资
产维护管理标准。
7． 下表是广东移动通信公司珠海分公司总结的使用资产维护管理系统前后的比较情况，供大家参考。
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系统使用前
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系统使用后
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资产台帐
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静态台帐，维护活动改变了资产的属性不能及时反映到资产数据库中。
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动态台帐，资产的任何变动均及时反映在资产台帐中，相关资产的关系也在台帐中反映。
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维护工作管理
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以故障为中心的管理，以接收维护请求，派出维护人员，维护完成即结束维护过程的方式处理。维护流程化仅停留在纸面，不容易控制。
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以资产为中心，主要以预防性维护、保养、检查策划为主。对于维修请求，用工作单的排送来安排维护人员的活动，维护完成后，立即将维护的结果反馈到系统中。维护工作做到了流程化，标准化，容易控制。为将来通过ISO9000标准打下了坚实的基础。
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备件管理
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要用就领，维护人员需要临时了解备件的情况。
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系统中有详细的备件库存记录，包括存放位置，数量、可用量，供应商信息，保修信息均一目了然。
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工具管理
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维护工具的使用为人工借用式。
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系统记录各种工具的使用情况，随时可以知道工具的位置和使用人。
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分析报表
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简单报表，半手工操作，预先没有设计的报表工作量非常大，过去年份的数据基本无法形成报表。20份基本报表，增加一种很困难。
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可定制报表，系统提供300多种报表模版，并且可以定制。现在70多份报表可以用定期或不定期的方式建立。系统存储了各年度的数据，需要对过去的数据做新的分析也轻而易举。
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六、 伟诚科技提供的服务
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本公司是专门提供计算机应用系统服务的软件开发及系统集成公司。在资产维护管理系统方面有3年的经验。2000年开始引进美国著名的资产维护管理系统Micromain
XM，并完成中文版的开发工作，将Micromain XM软件的中文版在国际信息产业部进行了登记并成功在多个行业建立典型应用范例。公司被广东省信息产业厅评为双软论证企业。
本公司有一批对资产维护管理熟悉，同时具有很强的计算机软件开发技能的工程技术人员。我们的主要工程师全部都有8年以上为软件开发和服务的经验。
资产维护管理系统及相关服务是伟诚科技有限公司的主要业务之一。我们将为政府的资产维护管理系统的建设和应用提供优质的服务。我们可以用各种方式向政府部门提供应用分析、系统集成、开发、实施、维护、咨询、培训等服务。
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